メールサーバは、みなで利用しているものですから、公共財としての性格があります。エレベータや廊下と同じと考えて下さい。そのような共同利用のスペースに、大量に個人の物品を置かないのと同様に、電子メールでも、サーバに個人のメールのデータを大量に蓄積してはいけないのです。

メールソフト（Eudoraなど）には、着信メールをサーバからダウンロードするときに、サーバにメールを残しておくか、消去するかを設定することができます。その設定で、”サーバにメールを残す”という設定は、データがサーバに蓄積されるので注意が必要です。